I HOFOR har vi en vigtig opgave med at bidrage til den grønne omstilling. Vi skal opføre nye vind- og solcelleparker, og vi skal vise vejen mod fremtidens fjernvarme. For at sikre det kan ske, er det vigtigt, at vores bestyrelser og ledelse har de bedste forudsætninger for at udføre deres hverv.
Som ansat i direktionssekretariatet er du centralt placeret i organisationen og kommer til at assistere med at sikre, at både vores bestyrelser og vores øverste ledelse serviceres professionelt og understøttes med administrative funktioner.
Planlægning af større arrangementer, kalenderstyring og sikring af mødemateriale
Som sekretær i direktionssekretariatet får du ansvaret for at dagligdagen hænger sammen for en eller flere af vores direktører. Dette indebærer blandt andet at undgå kalenderkonflikter, sikre materiale til deres mange møder og være et vigtigt bindeled til kolleger i resten af HOFOR og til eksterne samarbejdspartnere.
$ads={1}
Derudover kommer du til at planlægge og understøtte afviklingen af forskellige arrangementer. Du vil få ansvaret for at booke lokaler, forplejning, tilmeldinger samt alle de andre små detaljer, der skal til for at afvikle et vellykket arrangement.
Dine primære arbejdsopgaver omfatter, at du:
- Håndterer direktørers kalendere
- Forbereder møder ved at indkalde, indsamle og klargøre mødemateriale
- Koordinerer, planlægger og understøtter afviklingen af møder, seminarer, konferencer og studieture
- Håndterer flow omkring dokumenter og sikrer relevant materiale journaliseres
- Assisterer med at løse alle de forefaldne administrative opgaver, der får et direktionssekretariat til at fremstå professionelt
Erfaring fra rollen som chef-, direktionssekretær eller administrativ medarbejder
Vi vægter højt, at du tidligere har arbejdet i en funktion, hvor du har understøttet den øverste ledelse.
Vi forventer derfor, at du:
- Har interesse i og erfaring med at afvikle større arrangementer med og uden overnatninger. Her er det en fordel, at du kender til SKI-aftaler og har arbejdet under de forudsætninger at planlægge større arrangementer
- Sætter en ære i at yde høj service uanset opgaven
- Har erfaring med at arbejde for den øverste ledelse – det kan være fra rollen som chef-/direktionssekretær/PA/administrativ medarbejder
- Har et solidt planlægningsgen og evner at finde løsninger på umulige opgaver samt accepterer, at opgaverne ikke altid er klart defineret fra start
- Er systematisk og detaljeorienteret
- Kan arbejde med egne opgaver og samarbejde på tværs af afdelinger med kolleger
- Færdes hjemmevant i office-pakken; Microsoft Teams og Powerpoint. Derudover kan du have erfaring med ESDH journaliserings-/dokumenthåndteringssystemet Workzone, ellers tilbyder vi oplæring i vores systemer
8 dygtige kolleger er klar til at byde dig velkommen
Direktionssekretariatet blev etableret d. 1. januar 2023. I alt er vi otte kolleger; en områdechef, direktionssekretærer og -konsulenter. Vi har en meget uformel omgangstone, støtter og sparrer med hinanden, også når der er travlt. Og så vægter vi at have det sjovt i det daglige – selvfølgelig i respekt for den opgave vi løser, og det ansvar som ligger hos os.
I HOFOR vægter vi vores medarbejderes trivsel højt, og tilbyder derfor fleksible rammer. Der er derfor også i direktionssekretariatet mulighed for hjemmearbejde efter aftale.
Du refererer direkte til områdechefen.
Du kan læse mere om vores medarbejdergoder her
Bliv en del af HOFOR og vær med til at gøre en forskel
Er du klar til nye muligheder, så ser vi frem til at modtage din ansøgning senest den 18. juni 2023. Har du spørgsmål til jobbet, er du velkommen til at kontakte Hanne Nørgaard Hansen, Områdechef for direktionssekretariatet på 2795 2124 eller på mail: hanhan@hofor.dk.
Er jobbet ikke det rette match for dig?
Hvis dette job ikke er det rette match for dig, vil vi opfordre dig til at dele jobannoncen med andre i dit netværk, der kunne finde stillingen interessant. Tag også et kig på vores andre ledige stillinger her - måske vi har det rette job til dig.
I HOFOR bliver du en del af en fælles vision: Vi vil skabe bæredygtige byer. Vi er Danmarks største lokale forsyner. Et team på mere end 1400 medarbejdere, der sørger for vand, gas og varme til mere end en million mennesker i Hovedstadsområdet. For eksempel er det os, der sikrer, at havnebadet, du hopper i om sommeren, er rent. Vi gør hverdagen lidt bedre og nemmere, men vi har også store ambitioner for morgendagen: Vi skal forbruge klogere og byen skal være bæredygtig. Det arbejder vi bl.a. på ved at investere i vindmøller, lave smarte skybrudsløsninger og opdyrke gode relationer – med andre organisationer, politikere og lokale mennesker. I HOFOR er vi altid undervejs med et nyt, spændende projekt. Så hvis du foretrækker handling frem for ord, kan vi slet ikke vente med at få dig med på holdet.
